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雪缘园英乙积分:總承包項目的設備材料管理

時間:2011-12-21  來源:  瀏覽:1129次
EPC總承包項目設備材料管理在EPC總承包項目中,設備材料管理是從設計發出請購單開始到裝置驗收結束,它伴隨項目的整個生命周期,它是個動態的控制過程…設備材料的管理也由于同時涉及到項目管理的設計采購施工及控制等項目管理部門,而變的復雜,從而需要投入精力細致細心的工作,確保管理目標的實現…對精密貴重特殊的重要設備,開箱檢驗時應有工程技術人員參加,開箱最好在室內進行…
總承包項目的設備材料管理一、設備材料管理在EPC總承包項目中的作用和地位

設備材料是EPC總承包項目建設的物質基礎,它直接影響工程的建設周期、質量及費用。在EPC項目中,設備材料管理更是總承包商項目管理的重要管理內容之一。

EPC總承包項目設備材料管理包括設備材料的采購、制造廠檢驗、貨物到場的開箱檢驗及報驗、現場入庫及維護、設備材料施工跟蹤、設備材料完成安裝報驗、直至余料及廢料的退庫管理等工作。

從費用角度設備材料占總承包費用的接近80%;從工程質量而言,設備材料是一個建設項目成功與失敗的核心;質量過剩將會導致費用的增加,質量不足將會導致建設項目的失敗;從進度角度分析,任何一個設備材料的到貨不及時都將影響建設項目的進度,可能由于一個墊片也可能導致建設項目不能按時的投運;設備材料管理不僅一直伴隨建設項目的生命,而且長于建設項目的生命,例如,建設項目結束剩余材料處理等問題還在延續。所以提高對設備材料管理工作重要性的認識,加強對設備材料管理工作的領導,認真執行設備材料管理要求和規范,切實跟蹤設備材料的采購、安裝、報驗等,它將對EPC總承包項目的順利實施有著起到舉足輕重的作用,也應在總承包項目管理中占到重要的地位。

二、EPC總承包項目設備材料管理

在EPC總承包項目中,設備材料管理是從設計發出請購單開始到裝置驗收結束,它伴隨項目的整個生命周期,它是一個動態的控制過程。

設備材料的管理的基本流程是:請購文件-選擇合格廠商-簽訂合同-催交-中間檢驗-出廠檢驗-運輸-到達現場檢驗-入庫-出庫-退庫等工作順序。設備材料的管理也由于同時涉及到項目管理的設計、采購、施工及控制等項目管理部門,而變的復雜,從而需要投入精力、細致細心的工作,確保管理目標的實現。

每個公司對設備材料管理的管理方式和責任機構的組織也不同,本敘述是將材料管理的責任部門歸采購部,這樣有利于從請購到出庫進行系統的管理;庫房管理工作也由采購部負責,主要是針對貨物到現場后的管理。雖然我們公司的項目,針對實際存在的問題,為了有效控制總承包項目的設備、材料的庫存和倉庫儲存量,加強了請購文件的管理,即采取規范系統管理,并根據具體的項目資源和項目范圍編制適合項目管理特點的規定,具體的工作內容有:

1、項目各部門的接口關系:

EPC總承包合同簽訂之后,采購立即在項目控制部門的參與下與設計、施工規劃采購范圍、協調確定請購文件提交時間及確認貨物最早的交貨時間、明確與設計、施工的接口條件和規劃可測量的接口評價系統。

在項目前期階段,采購部門緊密配合項目設計部門有計劃地進行設備、散裝材料的采購并及時供貨到現場,保證工程項目的順利實施,督促設計部門根據采購進度要求完成請購單的申請、審批和發布。在項目施工階段,采購部門緊密配合項目施工部門完成貨物發放和管理,并積極與設計部門溝通及時完成補采,加強對庫存、采購進行動態跟蹤管理和控制,保證庫存量在合理的水平之內。既不能使工程因設備、散裝材料供應不及時而造成窩工損失,也不能盲目采購,造成積壓、脹庫,和占用較多資金的現象發生。

1.1、設計部門負責編制采購設備表以及技術規格書,并據此編制出設備請購文件,經控制部門將設備采購計劃提交采購部門。設計部門負責編制設計各專業的散裝材料表(包括技術要求),由項目材控工程師匯總,并據此編制項目的散材請購文件,提交給采購部門。由采購部門將這些資料,相應的商務文件,匯集成完整的詢價文件,向供貨廠商發出詢價。

1.2、設計部門負責對供貨廠商報價的技術部分提出評審意見,排出推薦順序,提供給采購部門以備確定供貨廠商。此外,設計部門派員參加由采購部門組織的廠商協調會,負責技術及圖紙資料方面的交流和談判工作。

1.3、采購部門匯總技術評審和商務評審意見,進行綜合評審,并確定出擬簽訂訂貨合同的供貨廠商。當技術評審結果與商務評審結果出現較大距離時,采購經理應與設計經理進行充分協商,爭取達成一致結果,否則可提交給項目經理裁定或提出風險備忘錄。

1.4、由采購部門負責催交供貨廠商提交的先期圖紙(ACF)及最終確認圖紙(CF),提交設計部門審查確認后,及時返回供貨廠商;若有異議,采購部門應要求供貨廠商提交修正后的圖紙資料,以便重新確認。

1.5、在編制裝置主進度計劃時,對所有設備、散裝材料的采購控制點,按項目合同的要求進度,由采購部門分類提出采購進度計劃方案(包括請購單提出的時間,經設計部門認可計劃的可執行性后,提交項目經理批淮)。

1.6、在設備制造過程中,設計部門有責任派員處理有關設計問題或技術問題。

1.7、根據訂貨合同規定,需由供需雙方共同參加檢驗、監造的環節,采購部門要派員參加,必要時可請設計人員參加產品試驗、試運轉等出廠前的檢驗工作。

1.8由采購部門完成組織運輸、并組織設計、施工及相關方完成到場檢驗、入庫等相關工作。

2、貨物進場管理

由于貨物是根據施工進度的需求,分項、分批的到達現??;由于目前的全球范圍內的貨物供求關系比較微妙,有些是買方市場,有些是賣方市場,但都存在不同程度的履行合同不嚴,不能按時交貨;這對施工計劃和項目計劃帶來極大的影響,有可能形成施工計劃隨到貨情況進行動態的調整,也有可能導致項目總體計劃失控,所以在貨物到達現場后的貨物進場管理特別重要。具體應分如下步驟進行控制:

貨物到達現場后,由施工部門提出申請,由采購部門組織將貨物移交給施工單位,并同時邀請業主、監理等相關部門參加開箱檢驗一次性的移交。

貨物到達現場的及時性將影響項目的進度;如果到達現場的時間過早,將對現場的貨物堆放、可能產生的二次倒運、項目資金的提前支付、貨物的質保期等產生一系列的問題,所以,貨物到達現場的時間應由施工部門根據施工計劃提出貨物的需求計劃和要求;采購部門將按施工需求和貨物特殊情況編制貨物到達現場計劃,在充分考慮該貨物的資源狀況、運輸因素、地理環境因素、氣候因素及制造廠(商)的履約情況、產生情況等因素制訂貨物的催交和到場計劃。

貨物到達現場后,為做好到貨檢驗、入庫、出庫、材料控制及貨物保管等工作,制定貨物進出庫流程圖進行動態控制和管理。

2.1、貨物進出庫流程圖

合格不合格

否是

進貨檢驗

注:具備檢驗條件——-是

不具備檢驗條件——否2.2、入庫準備

在收到供方的發貨通知后,業主供應處應及時通知特材倉庫保管員做好以下入庫的準備工作:掌握所到貨物的名稱、規格、型號、件數、包裝尺寸,根據貨物類型做好庫區劃分工作,準備好卸車用具。

2.3、進貨檢驗(驗證)

進貨檢驗按相關規定執行,倉庫保管員應會同其他檢驗人員參加進貨檢驗的全過程。受檢貨物按其檢驗情況分為待檢、暫管及合格三種狀態,倉庫保管員負責各種狀態貨物的標識及記錄工作,標識方法按相關規定。只有受檢合格的貨物才能辦理入庫手續,待檢和暫管狀態的貨物應處于受控狀態下管理,由倉庫保管員按責任分工簽收保管。

2.3、開箱檢驗

絕對禁止非開箱人員任意開箱??涔ぷ饔υ諞抵鞴┯Υν騁蛔櫓?,按計劃安排開箱,一般應提前一周天排出開箱計劃,通知各相關單位,以便邀請商檢、供貨商代表及有關人員參加。

開箱檢驗,首先應對包裝進行檢查,確定有無損壞和開啟、劃痕等異常現象,開箱后檢查設備的外觀有無碰、卡、拉傷和腐蝕情況。核對口岸檢驗記錄,確認車面點交及運輸過程中是否發生新的殘損,做好書面記錄。

對精密、貴重、特殊的重要設備,開箱檢驗時應有工程技術人員參加,開箱最好在室內進行。

根據裝箱單及箱內部件標簽,清點主機、附機及零部件配件以及配套的電氣、儀表、管件、閥門、專用工具和技術資料,逐件核對。

對裸裝、捆扎包裝的材料應逐件檢查(或抽查)幾何尺寸。管材要核對材質、規格、管標、壓力等級和色標是否一致,管口有無損壞。

開箱檢驗后,根據實際驗收記錄,填寫開箱檢驗單,按質驗收,對凡是需要索賠或補供的貨物,應及時通報。

在接運和開箱檢驗中發現的短缺、損壞、銹蝕等需要修復或不能使用的應會同外商代表及有關人員共同確認后,由業主供應處通知進口代理辦理索賠或補償手續。

整個開箱的技術要求及開箱的檢驗項由設計部門提供技術支持。

2.4、入庫

經進貨檢驗合格的貨物應及時辦理入庫手續。合格品入庫后應填寫“設備/材料入庫單”,并按該貨物的特性及安裝時間分類存放進預先劃分好的庫區內,各類貨物之間應預留搬運有效距離,以利存取。各類貨物入庫時應做好標識。

2.5、庫房管理

經常檢查封閉式倉庫的門窗是否嚴密且通風設施良好,恒溫室內是否能保持恒溫、恒濕。

所有存放的物品均應整齊排放、確??馕?、貨位正確。

對長期存放的轉動設備、接管法蘭及易銹部件要定期涂沫黃油或防銹油。

定期檢查庫存區內的貨物,若發現損壞、銹蝕、霉變及丟失等情況,應做記錄并及時以書面形式向施工經理報告。

定期對標識進行檢查,發現脫落或字跡模糊不清的標識應及時更換。

對于超重的設備應特別注意防止其變形,要求存放的地點平坦、地基堅硬、下墊物要結實,重心部位要加墊枕木,以防局部下沉引起變形。

機械設備所備用的細長轉軸一般應懸掛保存,以防變形。

對不同種類的材質貨物/材料做好標示。

要做好防火工作,防火器具應設專人管理,要定期對防火器具進行檢查以防過期失效。

做好各類貨物的進出庫記錄。

隨機文件、資料以及檢驗記錄等應分類妥善保管,以備查詢調用。

應根據貨物的特性及包裝標識實施搬運裝卸工作,以防損壞物品。

要做好防盜工作,閑雜人員一律不得進入庫區。

2.6、非合格品的管理非合格品是指列入待檢及暫管區域的貨物,這類貨物亦應辦理交接手續,經倉庫保管員簽收后,按規定進行標識。待檢區及暫管區應設獨立的帳本及記錄,其隨機文件也應單獨保管。非合格品應象合格品一樣做好防護與保管工作,以保持貨物進庫原有狀態。

2.7、出庫

施工單位應持設計單位設計人員審核后、簽字的“設備/材料出庫單”,到倉庫領取需用貨物。倉庫保管員應認真審查“設備/材料出庫單”,該單據上不能有涂改痕跡,否則應另開出庫單。倉庫保管員應按出庫單上所列的品種、型號、規格、數量進行發放,在核對無誤后,雙方在出庫單上簽字,出庫單是貨物出庫的唯一憑證,所以應妥善保管。

2.8、退庫

總包單位應組織施工單位辦理剩余材料退料手續。設施用料、包裝物及容器應回收,并建立回收臺賬。

3、貨物到場的控制

由于控制本身具有動態性,控制是在不斷的建立和修訂控制標準的基礎上,衡量偏差信息,采取矯正措施,使工作繼續按新建立的標準衡量實際工作情況,糾正實際執行情況偏離標準和計劃誤差的過程。

貨物應有序的分批、分種類的到達現場,但往往計劃與實際有一定的差距,所以應對貨物的進場進行動態管理和控制;只有相互的通報信息是不夠地,應將需求和結果通報相關單位和制造廠(商)。現場進入安裝期后應由專人負責該項工作,同時按如下的程序進行動態控制:

可以控制

4、應急預案及授權

由于EPC項目進度要求緊,對外接口關系多,一邊設計、一邊采購、造成現場應急采購工作量較大。為了使現場的應急采購工作順利,EPC項目制定現場采購應急預案和進行一定的授權。

應急采購設備材料,可由采購部門先行采購,但應在采購活動發生之日起10日內辦理有關手續。特別是部分小額(一般情況按1萬元以下)合同的貨物可以不辦理常規的審批手續,采購部門接到請購文件后直接采辦。

5、采購合同管理及費用控制

在總包合同中按設計需求完成采購任務,這僅僅是完成采購實際總費用的90-95%,完成采購人工費用的70%-80%。所以在施工現場將應設計變更、實際到貨與設計差別、設計請購遺漏、成套供應的范圍差別等都將對進度產生影響,特別是將對項目費用控制產生很大的影響;應對由于貨物引起的費用進行特別的管理。

由于設計提出的補采請購比較好歸類控制,一般可以分為與業主合同的范圍變化—向業主提出變更、設計失誤—調整費用計劃內部消化。

由于制造廠(商)原因應起的費用問題往往是比較難界定,而且涉及面廣、涉及的單位多,對該問題應從貨物到場開始就進行控制管理。由于貨物原因可能引起費用的可分如下幾種情況和影響:1.由于到貨延遲:沒有按合同規定到達現場,該制造廠商應承擔按合同規定的???;如果影響比較大或合同有界定,應承擔業主對總承包商的??羆暗賈率┕さノ壞奈壓し延?。2.供貨不全:這個問題往往出現在成套供貨中,而且有些在安置過程中才被發現,一旦出現查對合同的范圍,屬制造廠商問題,提交供應商解決,也可以由總承包商進行現場處理,但發生的費用應由制造廠商承擔。3.供貨質量問題:該問題應提早發現,盡快處理,否則輕的引起施工單位的返工或造成施工的質量隱患,嚴重的導致項目延期或重大的質量事故。項目的設備材料管理應嚴格按規范執行,任何逾越規范的事件必須要有設計經理的確認并報送項目經理。此類問題必須“一事一單,單單反饋落實”。

三、設備材料管理是EPC總承包項目的效益來源

管理是一門科學,也是是一門藝術,他是建立在多學課基礎上的一門科學。雖然每個工程公司設備對材料管理都有自己的管理體系和管理制度及工程規定,但是都在設備材料的管理方面存在一定的問題,在工程設備材料管理的管理中應象項目管理一樣要有例外:對待設備材料管理不僅是一個過程管理,而且要進行細節管理,只有這樣才能提高總承包項目的經濟效益。

1、控制材料余量

每個公司對待該問題都有自己的經驗和執行辦法,并提倡零余量,但對單一的某個總承包項目而言沒有一個能夠達到,通過幾家工程公司和數十個總承包項目統計,能夠達到0.3-1%(合同總價)是屬于管理優良。導致剩余設備材料的原因主要是在設計請購文件中余量確定經驗不足(如對≤DN25的閥門采購余量為5%;>DN25≤DN100采購余量為2%;>DN100采購余量為1%)、設計錯誤導致的采購錯誤、所采購產品的質量、使用經驗、管理等有直接關系,所以這類問題是不可避免地,而且剩余材料是工程公司的純利潤,該問題的恰當處理能創造更大的效益。

該問題可以采用風險規避,特別是對一些通用設備材料,在采購初期與供應廠商達成協議-在項目結束如果用戶沒有使用并?;ね旰?,可以退回制造廠商等辦法進行處理;但對有些產品不能退回,應首先在公司內部進行通報相關的其它項目,如有可能首先供其它項目采用。

2、嚴格采購合同管理及費用控制

由于設備材料的供應問題可能引起項目的虧損或導致業主及相關單位的???。主要包括由于供貨的延遲導致施工單位窩工、影響進度導致業主的???;產品質量引起施工單位的重復勞動、進度延遲、重新采購等。

該類問題在項目的施工現場是一個經常出現,而且比較棘手和實際問題,并由于現場在施工階段比較緊張,一旦問題解決沒有留下痕跡,在項目結束時才靠回憶進行處理。針對該問題除在采購階段對遲交問題進行評估和風險轉移外,應重示采購合同的合同管理工作,在現場應有專人負責,對每一個事件(包括遲交貨、產品質量、供貨范圍不全、規格不對等)應針對問題和影響除通報制造廠商,并將影響的結果及初估費用進入該合同的檔案,以便于最后結算。

3、退庫管理

項目在結束階段往往比較緊張,對剩余設備材料的管理比較松懈,會導致設備材料的偷盜和按廢鋼鐵處理。在項目執行中應根據項目進展建立設備材料的退庫制度。

四、結束語

總之,隨著EPC總承包項目的規模越來越龐大、結構功能日趨復雜,使得設備材料采購量大、種類多、規格雜、費用越來越大、建設周期不斷縮短、項目各階段的交叉程度越來越深、工程項目設備材料失控的現象日趨嚴重,工程項目的風險愈來愈大。為此,對工程項目設備材料管理進行深入研究,采用系統的、動態的方法對工程項目設備材料進行全面管理,對實現EPC總承包項目的經濟利益是一個重要的課題。

(來源:項目管理者聯盟作者:何海虹)

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